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Como organizar as documentações de uma escola?

Como organizar as documentações de uma escola?

Organizar as documentações de uma escola não é tarefa fácil. Esse tipo de empreendimento envolve uma grande quantidade de dados que não podem ser perdidos, e deixá-los em ordem pode ser mais desafiador do que parece. Muitos gestores passam por problemas com isso, e a pilha da papelada não para de crescer: são atas, fichários, projetos, boletins, planos, contas, históricos e muito mais.

Todos sabemos que é preciso instituir uma ordem, pois quanto mais acumularmos, mais difícil será dar um jeito depois, mas como tornar a sua instituição mais bem organizada e facilitar o trabalho de todos? É o que vamos explicar no texto de hoje!

Saiba que documentos são importantes

Primeiramente, é preciso saber quais documentos realmente são essenciais e precisam ser guardados pela instituição:

  • O mais básico é o mapa de movimento, com o número de alunos por classe, as transferências e mudanças de horários.

  • As folhas de ponto dos funcionários também, pois são indispensáveis para o controle interno, bem como as notas fiscais e prestação de contas.

  • Atas de reuniões também devem ser guardadas, tanto de pais quanto de funcionários e do conselho da escola.

  • Um dossiê de compra com orçamentos e aquisições também sempre é bem-vindo.

  • A vida escolar dos alunos também deve ser guardada, com histórico, atrasos e saídas antecipadas.

Fuja de métodos ultrapassados

Muitas instituições de ensino usam métodos antigos para controlar seus documentos. No entanto, não é porque você precisa arquivar muitas informações que deve deixar a papelada se acumular.

Lembre-se de que o papel é um documento físico, por isso, quanto mais anos a instituição de ensino viver, mais espaço será necessário para armazenar todos esses arquivos e mais difícil será encontrar um item em específico. Sem contar que, caso a escola cresça e ganhe mais alunos e professores, o número de papéis será ainda maior.

Para evitar que o efeito bola de neve atinja suas documentações, procure armazenar os arquivos de forma digital, facilitando a procura por documentos determinados, aliviando o espaço usado para guardar a papelada e, ainda, economizando em tinta, papel e manutenção de impressoras na instituição.

Aposte na inovação

Além de digitalizar os documentos da escola, utilizar um software de gestão documental é a forma perfeita de transformar toda a organização da papelada da sua instituição de ensino em um processo muito mais simples, proporcionando aos colaboradores e ao diretor muito mais tempo para lidar com tarefas mais urgentes e estratégicas sem deixar que a documentação se acumule sobre as mesas.

Alguns programas desse tipo ainda possuem módulos específicos para a área da educação, ajudando a prover a gestão financeira automatizada e processos administrativos livres de erros. Através desse software, é possível planejar com mais exatidão e fazer uma análise estratégica das necessidades gerais da instituição.

Assim, no lugar de distribuir seus dados em diversos arquivos, de maneira desordenada e acesso complexo, você reúne tudo no mesmo local, com muito mais facilidade.

Como anda a organização da papelada da instituição de ensino na qual você trabalha? Ficou com alguma dúvida sobre como esse problema pode ser resolvido? Fale com a gente nos comentários!

26 de Fevereiro de 2015, 13:58
Especialista CBK
Software de gestão, ensino, educação

Sobre o autor

Especialista CBK
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