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Conheça 7 documentos importantes para a gestão escolar

Conheça 7 documentos importantes para a gestão escolar

Todo e qualquer gestor escolar deve se valer de ferramentas gerenciais para administrar a instituição da melhor maneira possível. Dentre essas ferramentas estão documentos como por exemplo, os ofícios, as planilhas, os formulários, os relatórios e os planejamentos.

Esses arquivos ajudam a controlar diferentes setores da escola, além de contribuir diretamente para o aprimoramento dos processos administrativos.

Pensando nisso, preparamos uma lista de documentos importantíssimos para a gestão escolar. Confira:

Projeto Político Pedagógico

O PPP é um dos principais documentos para a escola, pois ele serve de guia para que a instituição alcance suas metas, sonhos e objetivos.

O projeto da instituição precisa ser registrado por escrito e deve conter propostas concretas de ação. Além disso, ele precisa contemplar aspectos como a cidadania, a comunidade e sociedade, de modo que não se tenha apenas alunos, mas pessoas críticas e conscientes de seu papel.

Para completar, esse documento deve definir e organizar os projetos e as atividades educativas que são indispensáveis para a construção do conhecimento e desenvolvimento do processo de ensino e aprendizagem.

Relação de pagamentos

Para manter as finanças da escola em ordem, é importante ter por escrito ou em um sistema informatizado a relação de pagamentos individualizados, de preferência por contrato. Monte um processo para cada fornecedor ou projeto e crie o hábito de detalhar as etapas de pagamento, anexando, inclusive,  as notas e recibos.

Ficha de movimentação bancária

Também é importante acompanhar de forma precisa a movimentação bancária da escola. Para tanto, vale a pena fazer uma ficha a fim de controlar as entradas, saídas, taxas, etc. Esse documento é extremamente importante para a saúde financeira da instituição, além de ser um bom instrumento para a prestação de contas.

Pasta individual do aluno

Todo aluno tem um histórico, um perfil e especificidades pessoais que, querendo ou não, podem interferir no processo de ensino-aprendizagem. Por essas e outras, é crucial que se tenha uma pasta ou prontuário do aluno. Nessa pasta estudantil devem constar dados importantes sobre a vida escolar do estudante.

Descrição de projetos

Sempre depois de reuniões de conselho e criação de novos projetos, registre os planos e decisões em uma descrição de projeto, pois esse documento pode servir posteriormente para fazer a solicitação de recursos mediante a Secretaria de Educação ou até mesmo para iniciar um processo para a utilização de recursos próprios.

Roteiro de orçamento de serviços

Para ter um padrão nas licitações e solicitações de serviços para a escola, monte um roteiro explicando como pedir orçamentos e informando tudo o que é necessário para contratar uma empresa fornecedora.

Esse documento é importante para padronizar processos e facilitar a vida de gestores, assistentes administrativos e secretários.

Levantamento patrimonial

Todo diretor deve ter acesso ao inventário da escola, bem como precisa constantemente atualizar a relação de bens construídos ou adquiridos durante a sua gestão. Cumpre ressaltar que as aquisições devem estar de acordo com o planejamento e os projetos da instituição para que haja coerência em todo o processo.

Você já conta com toda essa documentação na sua instituição de ensino? Então leia nosso post sobre como organizar os documentos de uma escola e comente compartilhando outros arquivos que, na sua opinião, são necessários à boa gestão escolar.

 
20 de Abril de 2015, 18:51
Especialista CBK
software, Gestão, Prestação de Serviços, Educação, Financeira, Escola, Empresa, Faculdade , Sistema Online

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